Privacybeleid

Wij verwerken persoonsgegevens die u rechtstreeks aan ons verstrekt én technische gegevens die automatisch via onze website en diensten worden verzameld.

Waarom verwerken we deze gegevens (doeleinden) en op welke rechtsgrondslag?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden met de aangegeven rechtsgrondslag:

• Contact & klantcommunicatie — beantwoorden van vragen via contactformulier, e-mail of telefoon.
  Rechtsgrondslag: uitvoering van precontractuele stappen of gerechtvaardigd belang.
• Inplannen van demo's, proefperiodes en offertes — afhandeling van demo-aanvragen en voorbereiden van gesprekken.
  Rechtsgrondslag: uitvoering van een (potentiële) overeenkomst / gerechtvaardigd belang.
• Contractuele dienstverlening & facturatie — verwerking van klantgegevens en betalingen wanneer u klant bent.
  Rechtsgrondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen (fiscale bewaarplicht).
• Marketing en nieuwsbrieven — het versturen van commerciële e-mails wanneer u hiervoor toestemming gaf.
  Rechtsgrondslag: toestemming (u kunt deze altijd intrekken).
• Website-analyse en verbetering — inzicht in gebruik van onze website en meten van prestaties (analytics).
  Rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang; bij tracking voor marketing geldt toestemming.
• Beveiliging en fraude-preventie — detectie en afhandeling van misbruik of beveiligingsincidenten.
  Rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang en beveiliging van onze dienstverlening.

Categorieën van verwerkte persoonsgegevens

Afhankelijk van uw interactie met ons verwerken wij minimaal de volgende categorieën:

• Identificatiegegevens (naam, functie)
• Contactgegevens (e-mail, telefoon, adres)
• Zakelijke gegevens (bedrijfsnaam, KvK-nummer)
• Communicatiegegevens (e-mails, chatgeschiedenis)
• Transactiegegevens (facturen, betaalgegevens)
• Technische gegevens (IP-adres, cookies, device-info)
• Overige gegevens die u vrijwillig verstrekt in formulieren

Verwerkers, ontvangers en gegevensdeling

Flowi verwerkt persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorg en deelt deze uitsluitend met derden wanneer dit noodzakelijk is voor het leveren, beveiligen en optimaliseren van onze dienstverlening, of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Categorieën van ontvangers

Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met de volgende categorieën van ontvangers, uitsluitend binnen de kaders van de AVG:

• Cloud- en infrastructuurdienstverleners - voor hosting, opslag, back-ups en beschikbaarheid van onze systemen.
• Communicatie- en notificatiediensten — voor het verzenden en ontvangen van telefonie, e-mail, SMS en andere vormen van klantinteractie namens de salon.
• Applicatie- en platformondersteuning — voor onderhoud, monitoring, foutoplossing en doorontwikkeling van onze software.
• Beveiligings- en compliance-dienstverleners — voor het waarborgen van informatiebeveiliging, toegangscontrole en incidentdetectie.
• Analyse- en rapportagediensten — uitsluitend voor geaggregeerde of geanonimiseerde inzichten ter verbetering van prestaties en gebruikerservaring.
• Professionele adviseurs — zoals juridische, fiscale of administratieve dienstverleners, uitsluitend wanneer dit wettelijk vereist is.

Internationale doorgifte van gegevens

Sommige verwerkers kunnen servers buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gebruiken. Wij dragen persoonsgegevens alleen over naar landen met een passend beschermingsniveau of wanneer passende waarborgen aanwezig zijn, zoals:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, of
• standaard contractuele clausules (SCC) of andere door de EU goedgekeurde waarborgen.

Als u specifieke vragen heeft over internationale doorgifte, kunt u contact opnemen via info@ontmoetflowi.nl.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en conform wettelijke bewaartermijnen:

• Contactformulieren & demo-aanvragen: 1 jaar (tenzij er een klantrelatie ontstaat).
• Contracten & facturen: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Nieuwsbrieflijsten: zolang toestemming geldig is of totdat u zich uitschrijft.
• Analytics data: geaggregeerd langer; individuele identifiers maximaal 13 maanden (of conform cookie-instellingen).
• Beveiligingslogs: tot 1 jaar of langer indien noodzakelijk voor onderzoek.

Specifieke bewaartermijnen zijn vastgelegd in ons interne bewaarbeleid; neem contact op als u een wijziging wenst.

Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

Wij nemen passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• Transport-encryptie (HTTPS/TLS) voor alle dataverkeer
• Toegangsbeheer en authenticatie voor medewerkers en verwerkers
• Periodieke back-ups en updates van systemen
• Beveiligingsbeleid, incidentresponsplan en geheimhoudingsverklaringen voor medewerkers
• Verwerkersovereenkomsten met externe leveranciers

Uw rechten

Onder de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: u kunt vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op wissing: verzoek om verwijdering van gegevens (onder voorwaarden).
• Recht op beperking van verwerking: tijdelijke blokkering van verwerking.
• Recht op dataportabiliteit: uw gegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat ontvangen.
• Recht op bezwaar: bij verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken: voor verwerkingen die op toestemming berusten (bijv. marketing).

Hoe u een verzoek indient:
Stuur uw verzoek met vermelding van uw naam en zo mogelijk een bewijs van identiteit naar info@ontmoetflowi.nl. Wij reageren doorgaans binnen één maand. In complexere gevallen kunnen wij de termijn met maximaal twee maanden verlengen (hiervoor ontvangt u bericht).

Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website gebruikt cookies voor noodzakelijke functionaliteit, voorkeuren, statistieken en (indien van toepassing) marketing. Bij het eerste bezoek tonen wij een cookie-banner waarmee u uw voorkeuren kunt instellen. Meer details en hoe u cookies kunt beheren kunt u instellen via uw cookievoorkeuren.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring periodiek aanpassen (bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of wijzigingen in wetgeving). Bij wezenlijke wijzigingen zullen wij betrokkenen actief informeren (bijvoorbeeld per e-mail) of prominent vermelden op onze website. Controleer daarom regelmatig deze pagina voor de meest recente versie.

Contact & vragen

Voor vragen over deze privacyverklaring, verzoeken of klachten kunt u contact opnemen: